Aplikasi Pencatat Keuangan: Empat Jenis dan Bedanya

Daftar aplikasi pencatat keuangan yang beredar panjang sekali, dan hampir semuanya terlihat mirip di halaman promosi. Padahal kalau dikelompokkan, jenisnya cuma empat.

Mengetahui jenisnya lebih berguna daripada membaca dua puluh ulasan. Sebab yang membuat orang berhenti mencatat biasanya bukan aplikasinya buruk, melainkan jenisnya tidak cocok dengan kebiasaannya.

Ringkasan singkat

• Ada empat jenis: aplikasi khusus, lembar kerja, berbasis chat, dan bawaan bank atau dompet digital.
• Aplikasi pencatat keuangan berbasis chat unggul di kecepatan mencatat, lemah di tampilan laporan.
• Lembar kerja unggul di pengolahan, tetapi hampir selalu diisi menyusul.
• Bawaan bank hanya menangkap transaksi non-tunai, dan itu bagian yang paling sering bocor.

Jenis 1: aplikasi khusus keuangan

Ini yang paling banyak jumlahnya. Kamu memasangnya, membuat akun, lalu mencatat lewat formulir berisi kategori, nominal, dompet, dan tanggal.

Kelebihannya jelas: laporannya rapi, grafiknya lengkap, dan fitur anggarannya biasanya matang.

Kekurangannya juga jelas. Satu transaksi butuh tujuh sampai sepuluh sentuhan layar, dan itu terasa berat kalau sehari ada lima sampai enam transaksi kecil.

Jenis 2: lembar kerja

Cara paling tua dan paling fleksibel. Kolomnya kamu tentukan sendiri, rumusnya bebas, dan berkasnya benar-benar milikmu.

Untuk mengolah dan membuat laporan, tidak ada yang menandinginya. Rekap tahunan dan perhitungan modal jauh lebih mudah disiapkan di sini.

Masalahnya ada di pengisian. Lembar kerja jarang terbuka saat kamu sedang di luar, jadi hampir selalu diisi menyusul, dan yang menyusul biasanya kehilangan transaksi tunai kecil.

Jenis 3: berbasis chat

Jenis yang paling banyak tumbuh belakangan ini di Indonesia. Kamu menyimpan sebuah nomor, mengetik "makan siang 25rb" seperti mengirim pesan biasa, dan catatannya tersimpan.

Kelebihannya satu dan besar: mencatat selesai dalam hitungan detik, di ruang yang memang sudah kamu buka puluhan kali sehari. Tidak ada aplikasi baru, tidak ada kategori yang dipilih.

Kekurangannya juga satu: layar chat bukan tempat yang enak untuk membaca laporan. Karena itu sebagian besar penyedianya menyediakan dasbor terpisah lewat peramban.

Pilihan di kategori ini sekarang cukup banyak dan polanya mirip-mirip, jadi cara memilih yang paling praktis adalah mencoba beberapa selama seminggu.

Jenis 4: bawaan bank atau dompet digital

Ini yang paling sering diandalkan tanpa disadari. Riwayat transaksi di aplikasi bank sudah berupa catatan, lengkap dengan tanggal dan nominal.

Kelebihannya, tidak ada yang perlu diketik sama sekali. Kekurangannya besar: ia hanya memuat transaksi yang lewat bank atau dompet itu.

Belanja tunai, ongkos parkir, jajan di warung, dan uang yang berpindah antar dompet lain tidak tercatat di sana. Untuk banyak orang, justru bagian itulah yang paling besar jumlahnya.

Cara memilih jenis aplikasi pencatat keuangan yang cocok

Cara tercepat adalah menjawab satu pertanyaan: transaksi tunai kecilmu sehari ada berapa?

Kalau hampir nol karena semuanya non-tunai, bawaan bank ditambah lembar kerja bulanan sudah cukup. Kalau lima ke atas, kamu butuh cara mencatat yang selesai dalam hitungan detik, dan di situ jenis berbasis chat biasanya menang.

Kalau kamu punya usaha, tambahkan satu syarat lagi: harus bisa memisahkan uang usaha dari uang pribadi. Tanpa itu, laba usahamu akan tercampur belanja rumah dan angkanya tidak bisa dipakai mengambil keputusan.

BotMoni ada di jenis ketiga dan bisa dicoba lewat BotMoni di WhatsApp tanpa memasang apa pun. Kalau kamu ingin membandingkan lebih dulu, bahasan aplikasi pencatat keuangan berbasis chat menjelaskan cara kerjanya.

Otoritas Jasa Keuangan lewat Sikapi Uangmu menempatkan pencatatan rutin sebagai langkah pertama sebelum menyusun anggaran, apa pun alat yang dipakai.

Menggabungkan dua jenis biasanya paling awet

Banyak orang akhirnya memakai dua, dan itu bukan tanda kebingungan. Justru itu pembagian tugas yang masuk akal.

Satu jenis dipakai untuk menangkap transaksi secepat mungkin, satu lagi untuk mengolah dan membaca. Misalnya mencatat lewat chat setiap hari, lalu mengunduh datanya ke lembar kerja sekali sebulan.

Syaratnya cuma satu: jenis penangkapnya harus bisa mengeluarkan data. Kalau tidak bisa diekspor, penggabungan ini mustahil dan kamu terkunci di satu tempat.

Periksa hal itu di hari pertama, bukan di bulan keenam. Memindahkan catatan setengah tahun secara manual adalah pekerjaan yang tidak perlu ada.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah aplikasi pencatat keuangan harus berbayar supaya rapi?

Tidak. Kerapian datang dari kebiasaan mencatat, bukan dari paket berbayar. Paket berbayar biasanya menambah kapasitas atau laporan, bukan mengubah disiplin.

Berapa lama sampai bisa menilai cocok atau tidak?

Satu bulan penuh. Minggu pertama selalu rajin karena masih penasaran, jadi menilai di hari ketujuh hampir selalu keliru.

Apakah perlu menghubungkan ke rekening bank?

Tidak wajib. Sambungan otomatis mengurangi ketikan untuk transaksi non-tunai, tetapi tidak menyentuh transaksi tunai yang justru paling sering hilang.

Bagaimana kalau saya sudah telanjur mencatat di dua tempat?

Pilih satu sebagai tempat utama, pindahkan yang lain sekali saja, lalu tutup yang lama. Mempertahankan dua tempat penangkap sekaligus hampir selalu berakhir dengan keduanya bolong.

Kesimpulan

Aplikasi pencatat keuangan yang tepat bukan yang paling lengkap, melainkan yang jenisnya cocok dengan kebiasaanmu. Hitung dulu berapa transaksi tunai kecilmu sehari, karena angka itu yang paling menentukan.

Kalau perlu, gabungkan dua jenis: satu untuk menangkap cepat, satu untuk mengolah dengan tenang. Yang penting datanya bisa keluar, supaya penggabungan itu mungkin dan kamu tidak pernah terkunci.