Aplikasi Pencatat Keuangan untuk Usaha Kecil yang Kepakai

Banyak pedagang memakai aplikasi keuangan pribadi untuk usahanya, lalu bingung kenapa angkanya tidak pernah cocok. Padahal aplikasi pencatat keuangan untuk usaha kecil punya kebutuhan yang berbeda, dan bedanya bukan soal fitur mewah.

Yang membedakan cuma empat hal. Kalau empat hal itu tidak ada, laporanmu akan selalu terlihat lebih bagus atau lebih buruk dari kenyataan.

Ringkasan singkat

• Aplikasi pencatat keuangan untuk usaha kecil wajib bisa memisahkan uang usaha dari uang pribadi.
• Harus bisa mencatat utang piutang, karena penjualan dan uang masuk sering tidak terjadi bersamaan.
• Harus cukup cepat dipakai saat pembeli sedang menunggu di depan.
• Datanya harus bisa diekspor untuk keperluan pajak atau pengajuan pembiayaan.

Syarat 1: memisahkan uang usaha dan uang pribadi

Ini penyebab nomor satu laporan usaha kecil jadi tidak berarti. Uang laci dipakai belanja sayur untuk rumah, dan tidak ada yang mencatatnya sebagai pengambilan pribadi.

Akibatnya kas berkurang tanpa sebab yang terlihat. Laba di catatan terlihat besar, tetapi uangnya tidak ada.

Yang dibutuhkan bukan dua aplikasi terpisah. Cukup satu tempat yang bisa menandai mana transaksi usaha dan mana pribadi, sehingga pengambilan untuk keperluan rumah tetap tercatat sebagai uang keluar dari kas usaha.

Kementerian Keuangan lewat situs resminya berulang kali menekankan pemisahan keuangan usaha dari keuangan pribadi sebagai dasar pembukuan usaha kecil.

Syarat 2: bisa mencatat utang dan piutang

Di usaha kecil, penjualan dan uang masuk sering tidak terjadi di hari yang sama. Pelanggan langganan mengambil barang dulu, membayar akhir minggu.

Kalau alatnya hanya bisa mencatat uang yang benar-benar berpindah, kamu kehilangan gambaran. Penjualan hari itu terlihat sepi padahal barang keluar banyak.

Sebaliknya, kalau semua penjualan dicatat sebagai uang masuk padahal sebagian masih utang, saldomu di catatan tidak akan pernah cocok dengan uang di laci.

Yang dibutuhkan sederhana: penanda bahwa transaksi ini belum dibayar, dan cara melihat daftar siapa yang belum melunasi.

Syarat 3: cepat dipakai saat pembeli menunggu

Inilah syarat yang paling sering diabaikan saat memilih, dan paling sering jadi alasan berhenti.

Bayangkan warung sedang ramai. Kalau mencatat satu penjualan butuh membuka aplikasi, menunggu muat, memilih kategori, lalu menyimpan, kamu akan melewatkannya dan berjanji mencatat nanti. Nanti itu hampir tidak pernah datang.

Aplikasi pencatat keuangan untuk usaha kecil yang selesai dalam hitungan detik

Karena alasan itu, sebagian pedagang memilih mencatat lewat ruang obrolan yang memang sudah terbuka sepanjang hari. Mengetik "jual nasi goreng 18rb" selesai sebelum kembalian diserahkan.

Cara ini bisa dicoba lewat BotMoni di WhatsApp tanpa memasang aplikasi. Kalau usahamu berupa warung, bahasan aplikasi pencatat keuangan untuk usaha kecil dan buku kasnya menjelaskan penyesuaiannya.

Layanan sejenis di Indonesia sekarang ada beberapa dan polanya mirip. Karena itu cara memilih yang paling jujur adalah mencoba dua atau tiga selama seminggu di jam paling ramai, bukan di jam sepi.

Syarat 4: datanya bisa dikeluarkan

Suatu saat kamu akan membutuhkannya. Untuk laporan pajak, untuk mengajukan pembiayaan, atau sekadar untuk membandingkan tahun ini dengan tahun lalu.

Kalau datanya terkunci di dalam aplikasi dan hanya bisa dilihat lewat layar, kamu akan mengetik ulang semuanya. Itu pekerjaan berhari-hari yang bisa dihindari dengan memeriksa satu menu sebelum mulai.

Ujilah di hari pertama. Masukkan lima transaksi contoh, lalu coba unduh dan buka berkasnya di komputer. Kalau yang keluar tabel yang rapi, alat itu lulus.

Cara menguji aplikasi pencatat keuangan untuk usaha kecil

Jangan langsung memindahkan seluruh pembukuan. Pakai satu minggu penuh berdampingan dengan cara lamamu, lalu bandingkan.

Di akhir minggu, cocokkan saldo di catatan dengan uang di laci. Kalau selisihnya besar, cari tahu penyebabnya sebelum memutuskan pindah.

Perhatikan juga berapa kali kamu melewatkan pencatatan karena sedang sibuk. Angka itu petunjuk paling jujur soal cocok atau tidaknya, jauh lebih jujur daripada daftar fitur.

Kalau ada karyawan, minta dia ikut mencoba di hari yang sama. Alat yang nyaman bagi pemilik belum tentu nyaman bagi orang yang menjaga toko sepanjang hari, dan dialah yang paling sering memakainya.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah usaha kecil butuh aplikasi akuntansi lengkap?

Biasanya belum. Selama transaksinya masih bisa diikuti dari buku kas harian, aplikasi akuntansi penuh justru memperlambat karena istilahnya asing dan pengisiannya rumit.

Bagaimana mencatat barang yang diambil sendiri dari toko?

Catat sebagai pengeluaran dengan harga modal, bukan harga jual. Kalau tidak dicatat, stok berkurang tanpa jejak dan labamu terlihat lebih besar dari kenyataan.

Perlukah mencatat stok juga?

Tidak wajib di awal. Mulailah dari kas dan piutang, karena dua itu yang paling cepat memberi gambaran. Stok bisa menyusul setelah kebiasaan mencatatnya jalan.

Apakah karyawan boleh ikut mencatat?

Boleh, dan sering justru perlu kalau kamu tidak selalu di tempat. Pastikan alatnya bisa membedakan siapa yang mencatat, supaya selisih bisa ditelusuri.

Kesimpulan

Aplikasi pencatat keuangan untuk usaha kecil tidak perlu lengkap, tetapi wajib memenuhi empat hal: memisahkan uang usaha dari pribadi, mencatat utang piutang, cukup cepat dipakai saat ramai, dan datanya bisa dikeluarkan.

Uji empat hal itu selama satu minggu di jam tersibukmu. Kalau lolos, sisanya tinggal kebiasaan, dan kebiasaan itulah yang benar-benar membuat catatan usahamu berguna.