Banyak pedagang kecil sudah punya buku kas pengeluaran harian, tetapi berhenti mengisinya di minggu kedua. Bukan karena malas, melainkan karena bukunya dibuat terlalu rumit sejak awal.
Kolomnya sepuluh, istilahnya seperti laporan akuntansi, dan setiap kali mengisi harus berpikir dulu. Padahal yang dibutuhkan warung atau usaha rumahan jauh lebih sederhana.
Ringkasan singkat
- Lima kolom sudah cukup: tanggal, keterangan, kategori, keluar, dan saldo.
- Buku kas pengeluaran harian yang berguna adalah yang diisi tiap hari, bukan yang paling lengkap kolomnya.
- Kesalahan paling umum adalah tidak mencatat pengambilan uang untuk keperluan pribadi.
- Cocokkan saldo buku dengan uang di laci setiap tutup toko, bukan sebulan sekali.
Isi buku kas yang benar-benar dipakai
Kolom yang perlu ada cuma lima, dan urutannya sebaiknya seperti ini:
- Tanggal, ditulis lengkap supaya mudah dicari saat rekap.
- Keterangan singkat, misalnya "beli minyak goreng 2 liter".
- Kategori, cukup empat sampai enam jenis saja untuk seluruh usaha.
- Jumlah keluar, ditulis apa adanya tanpa dibulatkan.
- Saldo berjalan, yaitu sisa uang setelah transaksi itu.
Kolom saldo berjalan sering dianggap merepotkan, padahal justru itu yang membuat kesalahan cepat ketahuan. Kalau saldo di buku dan uang di laci berbeda, kamu tahu hari itu juga, bukan sebulan kemudian.
Cara mengisi supaya tidak menumpuk
Aturannya satu: isi saat kejadian, bukan saat sempat.
Uang yang keluar untuk belanja bahan dicatat sebelum barangnya masuk toko. Uang untuk parkir, bensin, atau bayar tukang dicatat sebelum kembalian masuk kantong.
Menunda sampai malam terdengar wajar, tetapi hasilnya selalu sama. Yang ingat hanya pengeluaran besar, sementara pengeluaran kecil yang jumlahnya banyak justru hilang.
Buku kas pengeluaran harian dalam bentuk digital
Buku fisik punya kelemahan yang sulit ditutupi. Ia tertinggal di rumah, basah kena air, atau halamannya hilang.
Karena itu banyak pedagang memindahkannya ke ponsel. Yang paling cepat diterima biasanya cara yang mirip mengirim pesan, misalnya mengetik "beli minyak 40rb" lalu catatannya tersimpan lengkap dengan tanggal dan saldo.
Cara ini bisa dicoba lewat BotMoni di WhatsApp tanpa memasang aplikasi baru. Kalau usahamu berupa warung, bahasan buku kas pengeluaran harian untuk warung menjelaskan penyesuaiannya.
Empat kesalahan mengisi buku kas pengeluaran harian
Kalau saldo bukumu selalu berbeda dengan uang di laci, penyebabnya biasanya salah satu dari ini:
- Pengambilan uang untuk keperluan pribadi tidak dicatat, padahal itu tetap uang keluar.
- Utang pelanggan dicatat sebagai penjualan tunai, sehingga uangnya dianggap sudah masuk.
- Kembalian dibulatkan, lalu selisih kecilnya menumpuk sepanjang bulan.
- Belanja bahan dibayar dari uang pribadi, tetapi tidak pernah dicatat sebagai modal masuk.
Yang pertama paling sering terjadi pada usaha rumahan. Kementerian Keuangan lewat situs resminya berkali-kali mengingatkan pentingnya memisahkan keuangan usaha dari keuangan pribadi, dan pemisahan itu dimulai dari mencatat setiap pengambilan.
Cara menutup buku setiap hari
Sisihkan lima menit sebelum tutup. Hitung uang di laci, bandingkan dengan saldo terakhir di buku, lalu tulis selisihnya kalau ada.
Jangan langsung memperbaiki angka supaya cocok. Selisih itu informasi, dan kalau ditimpa begitu saja kamu kehilangan satu-satunya petunjuk bahwa ada yang belum dicatat.
Kalau selisihnya berulang di jam yang sama setiap hari, biasanya ada satu jenis pengeluaran rutin yang memang belum masuk daftar kategori.
Merapikan rekap di akhir bulan
Setelah tiga puluh hari, jumlahkan pengeluaran per kategori. Tidak perlu rumit, cukup tahu kategori mana yang paling besar.
Biasanya ada satu kategori yang jauh lebih besar dari dugaan. Itulah tempat pertama yang layak diperiksa, misalnya belanja bahan yang terlalu sering dalam jumlah kecil sehingga ongkos jalannya menumpuk.
Bandingkan juga dengan bulan sebelumnya. Angka satu bulan hanya memberi tahu jumlah, sedangkan dua bulan mulai memperlihatkan arah.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apakah buku kas pengeluaran harian harus dipisah dari buku pemasukan?
Tidak harus. Satu buku dengan kolom masuk dan keluar justru lebih mudah dicocokkan, karena saldonya terbaca langsung tanpa menjumlahkan dua buku.
Berapa banyak kategori yang ideal untuk usaha kecil?
Empat sampai enam sudah cukup, misalnya bahan baku, operasional, gaji, dan pribadi. Kategori yang terlalu banyak membuat pengisian lambat dan akhirnya diisi asal-asalan.
Bagaimana mencatat barang yang diambil sendiri dari toko?
Tetap dicatat sebagai pengeluaran dengan harga modal, bukan harga jual. Kalau tidak dicatat, stok berkurang tanpa jejak dan laba terlihat lebih besar dari kenyataan.
Apakah buku tulis masih cukup untuk usaha yang mulai ramai?
Cukup sampai transaksi hariannya masih bisa ditulis tanpa antre. Kalau pembeli sudah menunggu saat kamu mencatat, itu tanda sudah waktunya pindah ke cara yang lebih cepat.
Berapa lama catatan lama sebaiknya disimpan?
Simpan minimal dua tahun, terutama kalau usahamu punya kewajiban pajak atau pernah mengajukan pembiayaan. Catatan lama juga berguna untuk membandingkan musim ramai tahun ini dengan tahun sebelumnya.
Kesimpulan
Buku kas pengeluaran harian tidak perlu rumit untuk berguna. Lima kolom, diisi saat kejadian, lalu dicocokkan dengan uang di laci setiap tutup toko.
Kalau tiga hal itu jalan, kamu akan tahu ke mana uang usahamu pergi tanpa perlu menunggu akhir bulan. Dan begitu polanya terlihat, keputusan soal belanja bahan dan harga jual jadi jauh lebih mudah diambil.
Menulis untuk BotMoni tentang kebiasaan mencatat, arus kas harian, dan cara membuat rekap uang lebih mudah dipakai.