Sebelum ada aplikasi keuangan di ponsel, hampir semua orang memakai aplikasi pemasukan dan pengeluaran uang Excel. Sampai hari ini pun banyak yang bertahan, dan alasannya masuk akal: rumusnya bisa diatur sendiri, berkasnya milik kita, dan tidak ada yang bisa mengunci datanya.
Masalahnya bukan pada Excel. Masalahnya ada di jarak antara saat uang keluar dan saat catatan itu benar-benar diketik.
Ringkasan singkat
- Excel unggul di pengolahan: rumus bebas, riwayat penuh, dan berkas yang benar-benar kamu miliki.
- Titik lemahnya ada di pengisian, karena hampir selalu dilakukan menyusul, bukan saat transaksi terjadi.
- Aplikasi pemasukan dan pengeluaran uang Excel paling cocok sebagai tempat mengolah, bukan tempat mencatat pertama kali.
- Gabungan yang paling awet: catat cepat lewat chat, lalu ekspor ke lembar kerja saat butuh laporan.
Yang membuat Excel bertahan puluhan tahun
Tidak ada aplikasi keuangan yang bisa menandingi kebebasan lembar kerja. Kamu bisa membuat kolom sendiri, menghitung apa pun, dan mengubah bentuk laporannya kapan saja.
Berkasnya juga jelas keberadaannya. Ia ada di komputer atau di penyimpanan awan milikmu, bukan di server penyedia yang bisa berhenti beroperasi tanpa pemberitahuan.
Untuk usaha kecil, ini penting. Rekap tahunan, perhitungan modal, dan laporan sederhana untuk pengajuan pinjaman semuanya lebih mudah disiapkan dari lembar kerja daripada dari tangkapan layar aplikasi.
Titik lemah aplikasi pemasukan dan pengeluaran uang Excel
Coba ingat kapan terakhir kali kamu membuka lembar kerja keuangan. Kemungkinan besar bukan saat membayar parkir, melainkan malam hari atau akhir pekan, sambil mengumpulkan struk.
Di situlah datanya mulai bocor. Transaksi tunai kecil paling sering hilang, karena tidak ada jejaknya selain ingatan.
Ada tiga hal yang membuat pengisian sering tertunda:
- Lembar kerja jarang terbuka di ponsel, dan mengetik di kolom sempit itu melelahkan.
- Satu baris butuh beberapa kolom, sehingga satu transaksi terasa seperti pekerjaan.
- Rumus mudah rusak kalau salah menyisipkan baris, dan memperbaikinya butuh waktu.
Akibatnya sama seperti buku tulis: rapi di awal bulan, bolong di pertengahan, dan ditinggalkan sebelum bulan berikutnya.
Ada satu lagi yang jarang disadari. Lembar kerja tidak pernah menagih, sehingga tidak ada apa pun yang mengingatkan kamu bahwa hari ini belum diisi.
Buku tulis setidaknya terlihat menganggur di atas meja. Berkas di komputer tidak memberi tanda apa-apa sampai kamu sendiri membukanya, dan biasanya itu terjadi setelah dua minggu berlalu.
Menambal aplikasi pemasukan dan pengeluaran uang Excel dengan cara mencatat yang lebih cepat
Solusinya tidak harus meninggalkan lembar kerja. Yang perlu diganti hanya bagian paling depan, yaitu tempat transaksi pertama kali dicatat.
Kalau mencatat bisa dilakukan sambil berdiri di kasir, dengan mengetik satu kalimat pendek di ruang obrolan, data hariannya jadi jauh lebih lengkap. Baru di akhir minggu atau akhir bulan, hasilnya dipindahkan ke lembar kerja untuk diolah.
Cara mencatat seperti ini bisa dicoba di BotMoni lewat WhatsApp. Kalau kamu terbiasa memakai aplikasi pemasukan dan pengeluaran uang Excel untuk usaha, pola gabungan ini biasanya paling cepat diterima karena tidak mengubah cara kamu membuat laporan.
Pembagian tugas yang masuk akal
Anggap saja ada dua pekerjaan berbeda yang selama ini dipaksa dilakukan satu alat.
Pekerjaan pertama adalah menangkap transaksi, dan itu harus terjadi dalam hitungan detik. Pekerjaan kedua adalah mengolah dan menyajikan, dan itu boleh lambat karena dilakukan sekali seminggu.
Excel buruk di pekerjaan pertama, tetapi sangat baik di pekerjaan kedua. Memaksanya melakukan keduanya adalah alasan utama catatan keuangan berhenti di tengah jalan.
Kalau tetap ingin sepenuhnya di lembar kerja
Masih bisa, asal tiga hal ini dijaga:
- Batasi kolom sampai lima saja: tanggal, keterangan, kategori, masuk, keluar.
- Isi setiap hari di jam yang sama, misalnya sebelum tidur, supaya jadi kebiasaan.
- Simpan salinannya di penyimpanan awan, jangan hanya di satu komputer.
Otoritas Jasa Keuangan lewat Sikapi Uangmu menyebut pencatatan rutin sebagai dasar pengelolaan keuangan, dan kuncinya memang pada rutinnya, bukan pada bentuk berkasnya.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apakah aplikasi pemasukan dan pengeluaran uang Excel masih relevan sekarang?
Masih, terutama untuk mengolah data dan membuat laporan. Yang berubah adalah perannya, dari tempat mencatat pertama kali menjadi tempat merapikan hasil catatan.
Apa risiko terbesar menyimpan keuangan hanya di satu berkas?
Berkas hilang atau rusak. Komputer bermasalah, ponsel hilang, atau berkas tertimpa versi lama. Selalu simpan salinan di tempat kedua, dan pastikan salinannya benar-benar bisa dibuka.
Lebih baik templat siap pakai atau membuat sendiri?
Untuk pemula, templat siap pakai lebih aman karena rumusnya sudah teruji. Buat sendiri kalau kebutuhanmu memang khusus dan kamu paham cara memperbaiki rumus yang rusak.
Bagaimana memindahkan catatan dari chat ke lembar kerja?
Cari fitur ekspor ke berkas berformat tabel, lalu tempel ke lembar kerjamu. Yang penting formatnya tabel, bukan gambar, supaya tetap bisa dihitung.
Kesimpulan
Aplikasi pemasukan dan pengeluaran uang Excel bukan alat yang usang. Ia hanya sering dipakai untuk pekerjaan yang bukan keahliannya, yaitu menangkap transaksi saat itu juga.
Pisahkan dua pekerjaan tadi. Catat cepat di tempat yang selalu terbuka, olah dengan tenang di lembar kerja, dan catatan keuanganmu punya peluang jauh lebih besar untuk bertahan sampai akhir tahun.
Menulis untuk BotMoni tentang kebiasaan mencatat, arus kas harian, dan cara membuat rekap uang lebih mudah dipakai.